Lo sviluppo di un team in remoto

Quali azioni mettere in campo ora

Non si può più aspettare. Non importa che tu sia un’azienda che era già pronta da tempo allo smart working, oppure che tu sia stato colto impreparato e ti sia ritrovato con tutti o quasi i tuoi collaboratori a casa.
La crisi sanitaria costringerà tutte le organizzazioni a cambiare e approcci, strategie e modalità di lavoro ancora per un po’, con la previsione di nuove consuetudini per il futuro.

Rischi

Lo sviluppo del digitale, per quanto frammentario ed in ritardo rispetto al potenziale, ha permesso a molte aziende di riorganizzare il lavoro, grazie a computer, connessione e decentramento delle informazioni e delle persone. Questa situazione, determinata per la maggior parte da una reazione a una emergenza, ha poco a che vedere con il lavoro agile, almeno nelle sue forme più illuminate. Ha molto a che vedere, invece, con il lavoro a casa, in cui la flessibilità di tempo e spazio prevista anche dalla legge sullo smart working è in realtà ancora poco flessibile (ho già scritto sulle differenze tra lavoro in remoto e smart working, per cui non mi dilungherò più di tanto). 

Anzi, il legislatore lavora oggi su un doppio binario: da un lato facilitazioni per chi digitalizza e va nella direzione del lavoro agile, dall’altro deroga le stesse norme sulla flessibilità semplificandone l’attuazione, togliendo cioè qua e là qualche adempimento che ne potrebbe rallentare l’utilizzo. Tutto questo con l’intenzione di velocizzare un processo, che potrebbe anche durare qualche anno in condizioni normali, riducendolo a pochi giorni.

Questo ha dato una forte spinta all’adozione di modalità di lavoro differenti, alcune in direzione dello smart working vero, a fronte di tante altre che di “smart” hanno solo il nome.

Alcune aziende non hanno avuto la possibilità di instaurare e iniziare un processo di applicazione del lavoro agile per cultura, per mancanza di risorse o mancanza di tempo. Questo ha provocato un carico emotivo e psicologico che ha sommato l’ansia per lo stato di incertezza (una delle più grandi fonti d’ansia del nostro secolo) con lo stress da pandemia, negli imprenditori e nei lavoratori.

Supponendo che i team di lavoro interni alle aziende funzionassero perfettamente prima della crisi – cosa su cui nutro qualche dubbio, non foss’altro perché in questo caso sarei disoccupato da anni – un cambiamento così radicale e l’isolamento sociale, metterebbero a dura prova anche i team più performanti.

Poniamola in altro modo, prendendo a prestito un’immagine del mondo dei sentimenti: la “relazione a distanza”, per funzionare, ha bisogno di una grande motivazione, di una enorme fiducia e di un termine (non della relazione, ma della distanza), o quanto meno di momenti di pausa in cui è possibile vedersi e interagire fisicamente. Se mi permettete l’accostamento, per una squadra abituata a condividere progetti, obiettivi ed emozioni è la stessa cosa. Un limite minimo vitale di interazione in presenza è indispensabile, non per portare a termine un compito (forse, in alcuni casi faccio prima da solo), ma per alimentare quella motivazione e fiducia indispensabili per la sopravvivenza stessa del team.

L’immagine che ho riportato è una semplificazione, ma rende l’idea. Meglio semplificare per far passare il concetto che non avere consapevolezza dei rischi. 

Uno dei più grandi problemi è non sapere di avere un problema.

Alzi la mano chi pensa che una squadra di calcio possa scendere in campo e vincere il campionato facendo allenare i giocatori ognuno nel giardino di casa propria. E non mi venite a dire che è diverso da un team aziendale. Non sto parlando della tecnica di palleggio o del tiro in porta che ognuno può perfezionare dove vuole. Qui parliamo della messa in pratica degli schemi e delle tattiche che presuppongono una condivisione di spazi, di esperienze, sensazioni, sincronizzazione delle azioni, conflitti, fiducia, analisi dei segnali non verbali e del contesto, chiacchiere da spogliatoio e tante altre cose che vanno fatte insieme, nello stesso tempo e nello stesso luogo.

Il nostro status di esseri sociali ci obbliga, più o meno piacevolmente, alla condivisione, all’incontro con altre persone, allo scambio di informazioni che avviene su canali molto più profondi di quanto ci sembra. 

Possibili soluzioni

Se ancora non siete convinti, invece di andare a fare le vacanze in quel bel posto dove avete sempre sognato di andare, vi invito a collegarvi a youtube insieme ai vostri amici e familiari e spararvi 4h di tour in 3D dello stesso posto, magari anche con gli occhiali per la realtà virtuale. Problema risolto, no?

A parte gli scherzi, andiamo a vedere cosa possiamo fare per prenderci cura del nostro gruppo di lavoro.

Lo sviluppo digitale e la diffusione dello smart working sono due grandi aiuti in questo senso

Ma come? Finora non ho forse detto il contrario?

Assolutamente no. I due aspetti sono complementari.

Come avremmo fatto a gestire questa situazione se non avessimo avuto il digitale? La connettività di oggi ci permette di scambiare istantaneamente dati, ricerche e chiacchiere con un collega, un amico o uno sconosciuto che si trova dall’altra parte del pianeta o al piano di sotto del mio condominio. Lo smart working realizzato in maniera equilibrata, insieme allo sviluppo tecnologico ci permetterebbe di lavorare molto meno e produrre di più in meno tempo. Per cui ben venga uno sviluppo in tal senso.

Tale sviluppo, però, deve essere compatibile con le nostre caratteristiche ed esigenze di esseri umani.

Ve ne do subito una prova, che qualcuno di voi ha sicuramente sperimentato lavorando in progetti internazionali. Provate a ricordare quanto e come è cambiata la relazione con il team e con le persone con cui avevate rapporti solo via conference call, e-mail e telefono dopo aver avuto l’occasione di incontrarle di persona e condividere spazi e momenti in contesti professionali e non.

Veniamo alle azioni pratiche. Obiettivo sviluppo o consolidamento di un team di lavoro.

Fotografa la situazione

Per sapere dove andare, il primo passo da fare è capire dove ci troviamo. Una valutazione delle competenze e delle aspettative di tutte le parti coinvolte è indispensabile. Gli strumenti per fare un assessment possono essere diversi, alcuni complementari e alcuni più simili. Io personalmente prediligo un mix di strumenti soggettivi (interviste strutturate) e oggettivi (test), in modo da incrociare i dati. Anche qui il digitale ci viene in aiuto offrendoci delle soluzioni anche molto interessanti sotto il profilo esperienziale (vedi il paragrafo sull’assessment) e la possibilità di somministrare test e interviste completamente in remoto. Ma ne parleremo meglio in un successivo articolo. Ora ci interessa far passare il concetto che è in questa fase che si individuano le aree di miglioramento potenziali del team.

Elabora un piano d’azione

Una volta che si ha il quadro chiaro della situazione, è il momento di mettersi in viaggio per raggiungere il nostro obiettivo. È in questo momento che si sceglie quali ingredienti utilizzare e come metterli insieme. Magari ci accorgiamo che c’è un problema di motivazione, oppure di leadership, oppure di conflitto latente o di altre 1000 cose che possiamo aver analizzato nella fase precedente. Continuando nella nostra metafora della ricetta, più sono chiare le istruzioni, più sarà semplice avere un buon risultato. Come ogni buon piano d’azione, bisogna individuare responsabilità e risorse. Non si va da nessuna parte se non si mettono a budget tempo, risorse e soldi necessari per realizzare il piano. Vi svelo un segreto: nessun piano è gratis!

Usa diversi strumenti

Qui torna di nuovo utile un buon livello di digitalizzazione. Non sono un fan di webinar e videoconferenze, ma nel protrarsi di questa situazione di scarsa mobilità forzata, lo sviluppo di piattaforme di tutti i tipi permette di usare diversi stimoli, anche in remoto. Stanze virtuali, eventi digitali con varie forme di interazione e la possibilità di abbinarli a situazioni di presenza a breve, permettono di mantenere l’attenzione alta sul tema dello sviluppo.

Sfrutta al meglio i momenti di presenza

Ci sono e ci saranno momenti nei quali alcuni o tutti i membri di un team potranno vedersi. Questi momenti sono preziosi, molto più di quanto lo erano prima. Una delle prime cose da fare nel caso in cui ci sia un ritorno parziale o totale in ufficio, un evento che aiuti a sincronizzare le persone è assolutamente utile. Nel caso in cui l’emergenza continui ancora a lungo è possibile pensare di utilizzare anche momenti di incontro obbligatori (ad esempio per la formazione obbligatoria sulla sicurezza sul lavoro o in alcuni settori) inserendo elementi esperienziali per lavorare sulla relazione mentre si lavora sui contenuti. Oppure usate la creatività: aree meeting esterne, invece di sale meeting; aree di condivisione covid-free; riunioni in VR (realtà virtuale), in questo caso molto più efficace che per simulare un viaggio.

Misura i risultati

I dati dell’assessment che abbiamo ricavato all’inizio del processo sono il nostro punto di partenza. Quando saremo in ad un certo punto del viaggio, o in prossimità dell’arrivo, queste informazioni diventano utilissime per sapere quanta strada abbiamo percorso. Un altro, più snello, momento di valutazione e di riflessione sulla strada fatta insieme, a metà o fine del processo, è uno step molto importante per far germogliare il seme della fiducia e per aumentare il livello di motivazione delle persone che possono toccare con mano il frutto del loro impegno.

Ho riassunto qui in maniera molto sintetica i possibili step di sviluppo di un team di lavoro che vuole raggiungere grandi risultati. Per riprendere la metafora calcistica di prima (ma vale anche per altri sport), senza spogliatoio e ore di allenamento è difficile ottenere risultati di valore sul campo.

Per chi fosse interessato ad approfondire quanto esposto, nelle prossime settimane pubblicheremo altri articoli sull’argomento. In alternativa può contattarci via e-mail per lavorare su un progetto personalizzato.

Lo sviluppo di un team in remoto: quali azioni mettere in campo ora 1
Roberto è il responsabile dei progetti di formazione di People Group. Formatore, appassionato di neuroscienze e Guida Canyon, è sempre alla ricerca di nuovi modi per conoscere e interpretare la realtà che ci circonda. Per comunicare con l’autore: roberto@peoplegroup.it

Photo Credit: Isaac Smith