Come costruire un team building in remoto

Il caso delle escape room

Nel precedente articolo abbiamo visto quali possono essere gli eventi più interessanti per poter proporre un team building, soprattutto in una situazione in cui le esigenze di lavoro agile spingono in questa direzione. In questo articolo, entriamo più in dettaglio sugli elementi essenziali per l’organizzazione di una sessione di formazione di formazione esperienziale in remoto, sviluppata sul concetto delle escape room.

Prendiamo come esempio le escape room, non per una particolare predilezione, ma perchè potrebbe essere uno degli strumenti più efficaci da fruire in remoto.

Non mi stancherò mai di ripetere che un evento di formazione esperienziale in presenza non è al momento sostituibile da un evento virtuale. Nonostante siamo stati tra i primi a sperimentare l’integrazione della realtà virtuale in sessioni di formazione esperienziale, ad oggi la tecnologia ancora non è matura per sostituire completamente l’esperienza reale. Quello che un evento digitale può sicuramente fare, in un percorso formativo, è aggiungere un ulteriore stimolo, se integrato in modo coerente. 

Ma torniamo alla nostra fuga dalla stanza e a come questa può aiutare il nostro team a vivere un’esperienza che abbia un senso.

L’utilizzo di una “corporate escape room” (già con un nome del genere possiamo aumentarne il prezzo) può essere utilizzato con le seguenti finalità:

  1. eventi ludici e leggeri per intrattenere i partecipanti dopo una sessione di lavoro
  2. Sessioni di formazione esperienziale in cui si esplorano specifiche tematiche legate al team (comunicazione, conflitti, leadership, organizzazione, problem solving, ecc.)
  3. Sessioni di assessment in cui mettere alla prova la capacità di collaborazione di gruppi di candidati per valutare la propensione al team working o il livello di comunicazione efficace o problem solving

I tre punti sono ovviamente in ordine di complessità e strutturazione, ma la cosa interessante è che, se correttamente costruiti, possono favorire di molto il coinvolgimento dei partecipanti. Qual è la differenza tra le tre tipologie? Proviamo a illustrarle in modo sintetico.

Come costruire un team building in remoto: il caso delle escape room 1

Eventi ludici

In questo caso l’obiettivo è il semplice divertimento e il ricordo di aver vissuto insieme un’esperienza coinvolgente. Qui non c’è molta preparazione (a parte quella tecnica relativa alla meccanica dell’evento) né un’interazione particolare con gli operatori e i tecnici, che devono solo assicurarsi che tutto vada liscio.

L’attività si può riproporre uguale a se stessa per un numero infinito di volte. I benefici che potrebbe averne l’azienda sono relativi al fatto di aver proposto un momento di intrattenimento ben riuscito e di lasciare un ricordo positivo nella mente dei partecipanti e degli eventuali ospiti.

Come costruire un team building in remoto: il caso delle escape room 2

Eventi di formazione esperienziale

Qui la faccenda si fa più complessa. In questo caso, in base all’obiettivo formativo, è necessario costruire un evento che contenga specifici ostacoli che stimolino una risposta, un comportamento o una consapevolezza coerenti con l’obiettivo stesso.

Facciamo un esempio. Se si vuole stimolare la creatività e la capacità di problem solving collaborativo, i contenuti devono permettere una discreta interazione tra i partecipanti, momenti di condivisione strutturata del problema e tipologie di problemi che lavorino sui diversi aspetti del pensiero creativo e non convenzionale, oppure sulla connessione tra pensiero logico e pensiero strategico.

Se invece volessimo stimolare la collaborazione e la comunicazione intra-gruppo, gli ostacoli da superare dovrebbero andare più in direzione del team building e del team working, con una elevata interazione all’interno di piccoli gruppi, utilizzando eventualmente la competizione come elemento di pressione esterna. In questo caso, la comunicazione deve diventare un elemento necessario per risolvere il problema, e le piattaforme digitali possono diventare una divertente campo di allenamento.

Ovviamente, rispetto a un evento fisico, che ha una sua struttura temporale obbligata a volta anche dal contesto ambientale, qui i tempi devono essere serrati e ristretti. L’attenzione è merce rara di fronte ad uno schermo, soprattutto se non c’è coinvolgimento fisico. 

Altro elemento da non sottovalutare rispetto alla durata è il fatto che stare di fronte a uno schermo è stressante, noioso e troppo simile a quello che hanno fatto durante il resto della giornata.

Nel tempo che decidiamo di dedicare alla sessione di formazione, che non deve superare le 3-4 ore (molto meglio meno), vanno necessariamente incluse pause e un momento finale di de-briefing e di razionalizzazione dell’esperienza. Questo è indispensabile per rendere riconoscibili gli elementi su cui i partecipanti hanno lavorato e per migliorare la loro consapevolezza in merito alle competenze utilizzate e al livello di apprendimento espresso.

Come costruire un team building in remoto: il caso delle escape room 3

Assessment

Allo stesso modo, una sessione di escape room o similare può essere utilizzata come strumento di valutazione delle competenze. Come per la formazione, anche in questo caso dobbiamo essere molto specifici nella somministrazione degli stimoli. Questi vanno costruiti con attenzione e permetterci una valutazione oggettiva e soggettiva delle competenze da studiare.

In questo contesto è utile un sistema di raccolta dati sugli elementi quantitativi (quanti secondi prima di compiere una data azione, quante risposte corrette, quanta interazione con il sistema o con gli altri partecipanti, ecc.). In base al tipo di software utilizzato, queste informazioni possono essere raccolte in automatico e poi analizzate insieme ai dati soggettivi.

Immaginate di essere all’interno di una nave spaziale. Gli altri candidati sono i membri dell’equipaggio con cui dovete collaborare per far atterrare la navicella spaziale sulla superficie di Marte. La buona riuscita dell’operazione dipende dal livello di collaborazione dei diversi membri e dalla capacità di risolvere gli imprevisti che potrebbero capitare rispetto alle istruzioni che avete ricevuto. Durante la discesa una luce rossa comincia a lampeggiare segnalando una grave anomalia del sistema di stabilizzazione. Avete due minuti per sistemarla prima che la nave perda l’orbita di entrata nell’atmosfera marziana. Per risolvere il problema, però, avete bisogno di una serie di informazioni che sono distribuite tra gli altri membri dell’equipaggio o in alcuni punti della nave. Chiedete aiuto ai vostri compagni, ma vi rendete conto che non vedono le stesse cose che vedete voi nel visore che hanno indossato all’inizio della sessione e che dovete quindi guidarli nel punto esatto in cui trovare le informazioni che vi servono. Non tutti possono intervenire, però, perché alcuni vostri compagni sono a loro volta impegnati in altre operazioni essenziali.  Non rimane che indicare a specifici membri dell’equipaggio cosa fare, delegare quanto possibile e operare un’attenta divisione dei ruoli. Ma bisogna far presto: il tempo passa veloce e inesorabile. Perdere la rotta rischia di trasformare la vostra nave in un relitto che vaga all’infinito nello spazio. 

Ecco, questo è uno degli scenari su cui abbiamo lavorato recentemente per un’azienda che voleva creare un processo di assessment volto alla ricerca di talenti da assumere con l’obiettivo di scovare ed assumere talenti con specifiche caratteristiche.

Oltre a quello appena descritto, gli scenari che si possono utilizzare per eventi di questo tipo possono essere diversi.

Pensate, ad esempio, ad un attore vero che si muove in una stanza, ma viene “comandato” in remoto dai partecipanti. L’attore si muove fisicamente in luoghi che i partecipanti possono vedere solo attraverso i suoi occhi, che altro non sono che le telecamere soggettive che sono collegate in streaming con la piattaforma.

Oppure a un’attività che viene vissuta in remoto, ma totalmente in un ambiente virtuale, con un visore VR oppure in versione 3D su desktop, in cui invece dell’atterraggio su Marte l’obiettivo sia decifrare un messaggio alieno all’interno di una scatola che possiamo manipolare e che dobbiamo trovare il modo di aprire.

Oppure, ancora, avere l’impressione di prendere parte ad una fuga da un manicomio in cui vi siete ritrovati, ma di cui non ricordate nulla. Chi si muove è un attore e voi state guardando il suo video come se fosse un film d’azione. Quello che non sapete, però, è che il video si interrompe a intervalli regolari presentandovi diverse scelte. Volete aprire la porta di destra o quella di sinistra? Decidete di calarvi dalla finestra o vi avventurate nel corridoio da dove proviene un grido agghiacciante? E quale bottone decidere di premere una volta trovato l’ordigno all’interno di una delle stanze? Naturalmente, per rispondere correttamente a queste domande dovrete confrontarvi con i vostri colleghi, ma fate in fretta che il tempo sta per scadere. 

Avete presente il film Bandersnatch di Black Mirror? Ecco è di quello che stiamo parlando ed è su questo che stiamo lavorando. E ci stiamo perdendo noi per primi in questo labirinto.

Spero di aver dato una panoramica esaustiva, ma soprattutto utile a chi sta pensando di utilizzare il virtuale o piattaforme digitali per lavorare sul team. Non è tutto oro quel che luccica, ma se si scava bene qualcosa riusciamo a portare a casa.

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Come costruire un team building in remoto: il caso delle escape room 4
Roberto è il responsabile dei progetti di formazione di People Group. Formatore, appassionato di neuroscienze e Guida Canyon, è sempre alla ricerca di nuovi modi per conoscere e interpretare la realtà che ci circonda. Per comunicare con l’autore: roberto@peoplegroup.it

Photo Credit: Susan Yin, Matt Ridley, beasty ., Brian McGowan