Metafore efficaci nella formazione esperienziale

Secondo articolo della serie “Metafore Efficaci”, per aiutare chi si occupa di formazione, dentro e fuori l’azienda, a scegliere attività e strumenti utili per raggiungere gli obiettivi formativi definiti a priori. L’obiettivo della rubrica è cercare di discutere e capire quali metafore possono essere utilizzate in modo efficace in un evento di formazione costruito intorno a specifiche tematiche.

Le attività che sono prese in considerazione possono essere sportive, artistiche o di altro genere. Quello che accomuna tali attività è il fatto che hanno una durata di almeno due ore e vengono erogate all’esterno dell’azienda. Non parliamo, quindi, di giochi d’aula, small techniques o altre attività che vengono utilizzate per spezzare la continuità di un meeting o per sottolineare alcuni concetti espressi in una sessione d’aula.

L’attività presa in considerazione è molto interessante sotto il profilo delle metafore che possono essere utilizzate. Ti è mai capitato di avere una richiesta di team building per un grande gruppo, 3 ore di tempo massimo che naturalmente deve essere utile, divertente e aiuti il gruppo a fare team?

In questo caso la risposta più idonea potrebbe essere il Dragon Boat. Vediamo perché.

Dragon Boat

Questo nome altisonante prende corpo da una leggenda orientale che risale a più di 2.000 anni fa, che racconta di un gruppo di pescatori che si buttano sulle acque di un fiume su lunghe imbarcazioni per salvare la vita di un famoso poeta e statista del tempo.

Oggi il Dragon Boat è una vera e propria disciplina sportiva che viene praticata in tutto il mondo su lunghe barche che ospitano fino a 20 persone. Ogni componente dell’equipaggio impugna una pagaia che deve immergere in acqua in modo coordinato con tutti i compagni, per dare propulsione all’imbarcazione. Per favorire il movimento sincronizzato, un “tamburino” detta il ritmo e incita l’equipaggio, mentre un timoniere mantiene la barca all’interno della sua linea di navigazione. Il barcone può essere personalizzato con colori sgargianti e con l’immagine di un dragone sistemato nella parte anteriore dell’imbarcazione.

Il drago – tipico della cultura cinese – era il simbolo dell’imperatore e rappresentava concetti come potere, nobiltà e fortuna. In Cina, le persone comuni non potevano utilizzare il simbolo del drago, usato solo a corte, per vestiario e oggetti legati all’imperatore.

Le metafore del DB

L’elemento più semplice e visibile con cui si può giocare in un’esperienza di DB è il concetto del “siamo tutti sulla stessa barca”. Per quanto semplice e quasi banale, l’attività in sé lo rende concreto e immediato. Accanto a questa ovvia metafora, tuttavia, è possibile innestare una serie di altri elementi che si possono sviluppare in maniera molto articolata nella fase di de-briefing. Vediamone alcuni.

Uno degli aspetti che risulta subito evidente dopo le prime prove in acqua è l’importanza del coordinamento e della sincronia dell’azione di tutti i membri dell’equipaggio. La sincronizzazione della pagaiata dei diversi membri della squadra è molto più importante della pura forza di spinta che il singolo può sviluppare. Questo può aiutare molto a far passare un concetto importante: se tutti i componenti del team lavorano in modo coordinato per lo stesso obiettivo, i risultati possono essere eccezionali, anche se mancano eccellenze all’interno della squadra.

Un altro elemento che può cambiare radicalmente le sorti dell’equipaggio è la strategia che lo stesso costruisce per migliorare la performance della barca e le tattiche che i partecipanti metteranno in campo. A seconda di come sono posizionati sulla barca i membri della squadra, infatti, il risultato può variare in modo sensibile: leader, follower, gregari, zavorre, tutti contribuiscono al risultato finale, in base alla loro posizione e a parità di sforzo. Durante il training in acqua e a secco è possibile stimolare i partecipanti a provare i diversi ruoli e posizioni in modo da valutare quale sia il miglior approccio per affrontare le successive prove. Anzi, in termini più corporate è possibile lavorare in questo contesto sottolineando la differenza tra strategia (un piano di lungo termine per ottenere il risultato voluto; ad es. su quali elementi puntare per arrivare alla regata finale con il massimo risultato) e tattica (il “come” gli elementi a disposizione sono utilizzati per migliorare la performance; ad esempio, come sistemare i membri del team all’interno della barca).

Questa elevata varietà di input, che concorrono a un unico output, ci introduce ad un’altra interessante caratteristica della disciplina, quando usata in eventi aziendali: la possibilità di lavorare con squadre miste, sia in termini di età sia in termini di sesso. Anzi, la costruzione dell’equipaggio può diventare a sua volta un evento nell’evento, che ci permette di favorire l’integrazione incrociata, mescolando le persone che lavorano in diversi dipartimenti.

La caratteristica intrinsecamente sportiva della disciplina e la divisione in squadre, che possono avere i loro colori, le loro insegne e il loro motto, stimolano in modo piuttosto diretto la motivazione all’azione e lo spirito di corpo all’interno di un progetto condiviso. Attenzione: questo aspetto potrebbe anche essere un limite, se non gestito correttamente. Il naturale agonismo che si genera per la preparazione della gara finale è molto efficace per compattare e motivare un equipaggio, sfruttando la competizione con l’altro (in questo caso le squadre concorrenti). Uno dei modi per attenuare questo effetto, potrebbe essere competere per il minor tempo complessivo, calcolato come somma del tempo di tutti gli equipaggi coinvolti, in due o tre diverse batterie.

Quando utilizzarlo?

In quali situazioni potrebbe essere indicato scegliere questa disciplina come metafora di riferimento per un evento di formazione esperienziale? Posto che utilizziamo questa esperienza per fare formazione (potrebbe anche essere usata in modo più destrutturato per liberare un po’ di energia all’inizio o alla fine di un meeting), le condizioni di utilizzo potrebbero far riferimento a momenti particolari della vita di un’azienda.

Partiamo in ogni caso dal fatto che stiamo parlando del coinvolgimento di un elevato numero di persone (in People Group abbiamo lavorato con il DB su gruppi fino a 250 persone e abbiamo sperimentato la condivisione di un grande entusiasmo collettivo in tempi molto rapidi). Inoltre, in questo periodo siamo testimoni di un elevato numero di fusioni, acquisizioni e integrazioni di rami d’azienda che sono spesso complesse e dolorose. Se dal punto di vista economico e amministrativo una fusione potrebbe avere dei vantaggi elevati, sotto il profilo organizzativo può sopportare elevati costi sul lungo termine, sia economici sia emotivi. Una fusione, un’acquisizione, comportano una sorta di scontro fra culture organizzative diverse che – se non gestite – possono lasciare sul campo morti e feriti. Esperienze di questo tipo possono sicuramente aiutare, soprattutto in caso di partenza (o ri-partenza), favorendo un rapido compattamento del team intorno a una nuova azienda o un’idea condivisa.

Un altro buon momento per usare questa attività è un lancio di prodotto o la partenza di un progetto. La condivisione, l’informalità e l’energia che si crea durante un evento di DB facilita molto l’emersione di emozioni e la creazione di un senso di appartenenza tra i partecipanti che si sentono, appunto, “tutti sulla stessa barca”.

Aspetti organizzativi e progettuali

Anche in questo caso bisogna fare molta attenzione agli aspetti organizzativi, sia per la buona riuscita dell’evento, sia per evitare situazioni potenzialmente rischiose. Trattandosi di un evento outdoor, le condizioni meteorologiche vanno valutate con attenzione, in tutte le situazioni possibili. Se in estate, vanno considerati il sole battente, il riflesso sulla superficie dell’acqua, la temperatura. In altri periodi dell’anno è indispensabile considerare il maltempo, soprattutto se accompagnato da vento e mare mosso (se organizzato al mare).

La numerosità del gruppo deve essere gestita con grande attenzione per evitare di trovarsi con centinaia di persone che non sanno cosa fare e non hanno capito in che team sono. Tutti gli operatori devono essere formati per interagire in modo efficace ed omogeneo con il team assegnato loro, e per permettere ad ogni partecipante di avere piena consapevolezza di quello che stanno vivendo. Come suggerimento, eviterei di proporre un evento di DB per gruppi inferiori a 30 persone che a mio avviso rappresenta la soglia minima per questo tipo di disciplina per far emergere dinamiche interessanti.

Pranzi, cene, merende e coffee break vanno posizionati in modo accurato, meglio se prima o dopo (se possibile va ridotta al minimo un’interruzione dell’attività), valutando le condizioni di caldo che potrebbero aumentare il bisogno di acqua nel corso della sessione. In eventi del genere, il connubio tra il numero elevato di partecipanti, le condizioni ambientali e l’agonismo che giocoforza esprimono anche i più sedentari durante le varie fasi di preparazione e di gara, mi portano a suggerire anche la presenza di un presidio sanitario sul posto.

Trattandosi di gruppi piuttosto numerosi, il de-briefing potrebbe essere svolto con la tecnica dell’acquario (ogni team manda un suo rappresentante sul palco, in plenaria, dopo una discussione all’interno del suo team), per evitare di allungare i tempi all’infinito e di creare confusione.

Photo credits: Shi Yali