GESTIONE DEL TEAM

5 AZIONI PRATICHE PER FAVORIRE IL RIENTRO

IMPLEMENTARE LA FASE 2

Siamo nel pieno della ripresa dell’attività. La nostra attenzione è rivolta al ripristino della produttività, nel rispetto dei vincoli imposti dal governo. Come abbiamo visto nel precedente articolo, è possibile agire sull’adeguamento alle norme e, allo stesso tempo, sulla formazione dei lavoratori in modo da ottenere benefici sia rispetto alla compliance, sia per il benessere delle persone e la produttività aziendale. Quest’ultimo punto è l’argomento di questo articolo. L’obiettivo è dare degli spunti di lavoro utili e pratici per riprendere al meglio e, soprattutto, a lungo.

IL VALORE DEL TEAM E IL RUOLO DELLA LEADERSHIP

La produttività di qualsiasi organizzazione dipende in primis dalle persone. All’interno di qualsiasi struttura organizzativa, le persone sono fisiologicamente organizzate in gruppi che hanno dimensioni ben definite (ne abbiamo parlato in questo articolo). Gli elementi che determinano il successo di un gruppo e la sua trasformazione in team sono:

  1. Persone
  2. Processi
  3. Obiettivo condiviso
  4. Valori

All’interno dell’organizzazione, inoltre, il risultato può essere determinato anche dalla collaborazione di due o più team che lavorano sullo stesso progetto.
Come ben sapete, solo già da questo si intravede l’enorme complessità della materia quando si vuole migliorare la prestazione del team.

I BISOGNI

In questo momento particolare, tutti gli attori in gioco (imprenditori, manager e lavoratori) devono lavorare insieme per soddisfare i bisogni comuni per far fronte a una situazione di grande incertezza.
I bisogni possono essere ricondotti a tre aree principali, ognuna delle quali è correlata con le altre (vedi immagine).

In una situazione ideale, le azioni più efficaci sono quelle che riescono a soddisfare i bisogni comuni alle tre aree.
Più ci allontaniamo da questo, maggiore sarà il rischio di perdere soldi per mancata compliance con le norme, oppure per l’esplosione di un conflitto non gestito all’interno del team, o ancora per burn-out (esaurimento) di una o più persone.

Un possibile errore nell’affrontare questa situazione contingente potrebbe essere concentrarsi in modo esclusivo su una sola delle aree, tralasciando le altre. Per un po’ si riesce ad andare avanti, ma prima o poi arriverà il conto da pagare.

Capisco molto bene che la preoccupazione principale in questo momento è riaprire e fatturare, diciamo che è un sentimento condiviso. Ma la domanda è: se ci sono strumenti o attività che possono soddisfare tre bisogni invece che uno o due, non vale forse la pena inserirli in una pianificazione strategica?

Considerando che alcune azioni sono semplici e gratuite, è quasi d’obbligo la loro adozione.

AZIONI PRATICHE

Prima di passare a un sintetico elenco di azioni, un breve disclaimer
Le attività che elenchiamo sono piuttosto ovvie e generiche, ma non potevamo fare altrimenti. Ogni situazione ha le sue particolarità e non è possibile fare un piano specifico che vada bene per tutti. Il suggerimento è di prendere tali azioni come spunti su cui lavorare e verificare di volta in volta i risultati.

Ci sono alcune aziende che hanno un’elevata attenzione alle persone e che possono beneficiare di alcuni suggerimenti in modo abbastanza semplice. Molte organizzazioni, di contro, non hanno mai o quasi mai lavorato sulla cultura aziendale e sulla condivisione di valori. In questo caso, gli effetti a breve termine potrebbero essere più difficili da ottenere, ma possono essere la base per un cambio di prospettiva che può cambiare radicalmente l’azienda stessa.

In linea di massima, inoltre, dobbiamo fare una distinzione tra le attività che possiamo fare nel breve, medio e lungo termine. Sul breve, infatti, bisognerebbe lavorare più sul setting mentale, prima di andare ad utilizzare tool specifici. Sul lungo termine, invece, si lavora sul consolidamento del team e sulla sua efficienza.
Proviamo a entrare nel merito.

1. Prendersi cura delle persone

Per quanto possa sembrare banale questa indicazione, trovo che sia estremamente potente (e gratis).
Quante volte abbiamo chiesto sinceramente ai nostri collaboratori come stanno, come si sentono, o se hanno bisogno di qualcosa
Accogliere le emozioni, e le emozioni altrui, con un atteggiamento empatico ha enormi benefici per la coesione all’interno del team e per il rapporto di fiducia che si instaura con il leader, responsabile delle persone che lavorano con lui. 
Non ci credete? Proviamo a metterla in un altro modo. Ricevere le attenzioni del proprio capo è uno degli elementi più motivanti per i collaboratori, molto più motivante del denaro.

2. Facilitare l’accesso all’informazione e la trasparenza dei processi

Quando parliamo di accesso all’informazione si intende sia verso l’esterno, sia verso l’linterno. Nel primo caso, i collaboratori devono avere un accesso rapido alle informazioni rilevanti per il proprio lavoro. In pratica, questo significa che, soprattutto se lavorano in remoto, devono potersi collegare velocemente e con strumenti adatti.
Avete dotato i vostri collaboratori di hardware, software e connessioni efficienti per fare riunioni online, condividere documenti e rimanere in contatto con i clienti?
L’azienda si è dotata o si sta dotando di piattaforme per facilitare le connessioni e le riunioni in remoto?

Verso l’interno, invece, significa che i processi e le decisioni aziendali devono essere trasparenti e condivisi.
In periodi di crisi o di cambiamento, la cosa migliore che può fare il management per migliorare la fiducia e il senso di appartenenza è non nascondere nulla. A meno che non ci siano segreti industriali o argomenti coperti da privacy, le decisioni, anche e soprattutto quelle difficili, devono essere note prima ai diretti interessati e poi al resto del mondo. Meglio ancora se il processo decisionale viene condiviso e reso trasparente.
Per esempio, se la decisione è la riduzione del personale, una delle ipotesi più drammatiche, ricordatevi sempre che la modalità con cui agite in questo senso ha un impatto enorme non solo in chi uscirà dall’azienda, a anche in chi rimane. Una decisione di licenziamento oscura o comunicata male, è il miglior modo per uccidere la motivazione di chi continuerà a vivere in azienda. Chi rimane aspetta di essere a sua volta uno dei prossimi bersagli. Chi è uscito, magari dopo decine di anni di lavoro, odierà l’azienda. Un licenziamento può essere inevitabile, ma si può gestire in tanti modi, a partire da tentativi di ricollocamento in altre aziende e da una processo decisionale condiviso e trasparente.

Mi fermo qui, ma si potrebbe scrivere molto di più su questo argomento.

3. Occuparsi del benessere dei propri collaboratori

Quando parliamo del benessere, stiamo pensando a tutti quegli aspetti che rendono la vita migliore. 
Non siamo macchine a compartimenti stagni e ciò che viviamo in azienda si riflette sulla nostra vita personale e viceversa. 
Partendo dalle domande di cui al punto 1, qui dobbiamo dare delle risposte: esse possono essere una grande opportunità per sviluppare e far crescere un team e rinforzare il senso di appartenenza.

Se la persona lavora in remoto, rispettate i tempi di lavoro e le pause, orientate il vostro rapporto al risultato e non al controllo, supportate i vostri collaboratori dal punto di vista tecnico ed emotivo, favorite momenti di attività fisica (anche su questo potremmo scrivere un intero articolo), facilitate l’interattività con i colleghi e suggerite momenti di svago.

Se il team lavora in presenza, aiutate le persone a capire cosa sta succedendo, accogliete i loro dubbi e date l’esempio, addestrate i colleghi a utilizzare i nuovi DPI e trovate il modo di farlo in maniera utile e divertente, ma soprattutto condividete e facilitate l’interattività con i colleghi a casa, se fanno parte dello stesso team/dipartimento.

4. Definite se il team sta lavorando in remoto o in smart working

Come? Facile.
Se in azienda non avete attivato programmi di smart working mesi prima dell’emergenza COVID-19, è quasi certo che i vostri collaboratori stiano lavorando in remoto e non sappiano neanche cosa significa
smart working e lavoro agile.
Questa differenza lessicale è sostanziale e cambia completamente l’approccio gestionale del team, il livello di responsabilizzazione e il livello di stress del lavoratore (si veda l’infografica di seguito).

5. Elaborate un piano di formazione continua

Quest’ultimo suggerimento è, diversamente dai precedenti, un’attività di lungo termine, ma assolutamente strategica per non ritrovarsi in grandi difficoltà nella prossima crisi. 
Per chi riuscirà a superare indenne questo periodo, la più grande opportunità che può cogliere è allenare i propri manager ad essere pronti e aperti al cambiamento. Il lato positivo di ogni momento di crisi è il rapido cambio di prospettiva che ci impone.
Un’azienda che investe su leader pronti a mettersi in gioco e a cambiare prospettiva, sarà l’azienda vincente negli anni a venire.

La formazione continua è lo strumento più potente per affrontare il cambiamento. Ma, permettetemi di dire, la formazione deve essere concreta, reale, di impatto e deve addestrare ad affrontare meglio situazioni future.


 

Photo credits: Josh Calabrese

Roberto è il responsabile dei progetti di formazione di People Group. Formatore, appassionato di neuroscienze e Guida Canyon, è sempre alla ricerca di nuovi modi per conoscere e interpretare la realtà che ci circonda. Per comunicare con l’autore: roberto@peoplegroup.it