I fattori critici di successo di un team

Continuo l’approfondimento dei precedenti articoli e post dove ho parlato di quali elementi sono indispensabili per favorire lo sviluppo o il consolidamento del team. Ecco il terzo articolo della rubrica per andare un po’ più a fondo su ognuno di questi “pilastri” che sorreggono il concetto e il risultato di squadra. L’argomento di oggi mi sta particolarmente a cuore sia per motivi professionali sia perché è appassionante decodificare le interazioni umane rispetto ad un elemento – la comunicazione – che in forme così complesse rappresenta una unicità tipicamente umana.

L’impatto della comunicazione

Anni di studi nell’ambito delle neuroscienze, hanno svelato una serie di “effetti collaterali” legati alla comunicazione, che fino a qualche anno fa si credevano impossibili. Attraverso la comunicazione siamo in grado non solo di trasferire informazioni, ma di emozionare, di emozionarci, di scoprire il mondo, di immaginare, di cambiare la storia.

L’impatto è così profondo che è in grado di modificare l’anatomia del nostro cervello. Si creano nuove connessioni tra miliardi di neuroni, che rappresentano la nostra memoria, il nostro pensiero, la nostra identità. È un universo infinito in continua esplorazione, che non è chiuso in noi stessi, ma che si alimenta e cresce in ogni relazione comunicativa che costruiamo insieme alle persone che sono intorno a noi.

Non è affascinante? 
Non vi sentite degli esploratori?

Dalla coppia al team

Provate a fare mente locale e pensate alla difficoltà che potete aver provato con il vostro partner o con un figlio, quando volevate semplicemente comunicare o ottenere un’informazione di servizio.

“Quanto ti manca per arrivare a casa?”
“Insomma, che fai, mi controlli adesso?”
“No, volevo semplicemente sapere a che ora intendi tornare”
“Ecco, lo sapevo. Ti dà fastidio il fatto che io possa uscire.”

Il fatto è che, anche in comunicazioni molto semplici, anche solamente tra due persone, i fattori che entrano in gioco sono molteplici. In una interazione comunicativa, vengono trasmesse informazioni, stati d’animo, aspettative, credenze, proiezioni di sé e relazioni interpersonali. Quindi, per capire esattamente cosa e come si sta comunicando, bisogna essere in grado di decodificare e gestire tutti questi elementi in tempi rapidissimi, distribuendoli in modo coerente su canali differenti: verbali, paraverbali e non verbali.

Difficile, vero?

Se, poi, passiamo da una interazione tra due persone ad una serie di relazioni e comunicazioni che si intersecano all’interno di un gruppo e si influenzano in continuazione in tempo reale, la missione sembra diventare quasi impossibile.

Il triangolo no!

Si potrebbe parlare e scrivere di comunicazione per giorni e giorni, ma per essere pratici vorrei porre l’attenzione su alcune criticità che ritengo importanti, che spesso si presentano all’interno di molte organizzazioni.
Una problematica molto comune è quella che io chiamo la triangolazione. 

Tizio dice una cosa a Caio; Caio, in buona o mala fede, ci rimane male e va da Sempronio e gli dice che Tizio è maleducato e traditore, magari aggiungendo all’interazione appena avuta dettagli non proprio oggettivi. Una situazione del genere, se è la norma, rischia di diventare esplosiva all’interno di un team. 

La triangolazione contribuisce ad alimentare una sub-cultura organizzativa malata, basata spesso su falsità e delazione, senza la possibilità di alcun confronto all’interno della comunità.
La triangolazione è una procedura che andrebbe assolutamente evitata all’interno di qualsiasi organizzazione, attraverso processi che alimentino la trasparenza e favoriscano la comunicazione a tutti i livelli. Chi ha la responsabilità della comunicazione all’interno dell’azienda, dovrebbe monitorare continuamente il livello di triangolazione e intervenire rapidamente con strategie mirate. 

Un’altra consuetudine molto rischiosa in ambito comunicativo è dare per scontato che una comunicazione sia stata recepita e capita, oppure che non ci sia proprio bisogno di una comunicazione, “tanto la situazione è chiara”. Immaginare che tutti ragionino con la nostra testa e che non serva più di tanto lavorare sulla comunicazione può diventare molto rischioso, soprattutto in contesti complessi in cui le persone che fanno parte dello stesso team non si incontrano regolarmente o lavorano in smart working. applicazione digitali possono sicuramente aiutare a lavorare in modo ibrido o remoto, ma i processi di percezione della realtà e i legami che si creano con un contatto continuo, soprattutto in presenza, non possono essere surrogati.

Suggerimenti pratici

Vediamo cosa è possibile fare per migliorare i processi di comunicazione interni all’azienda con alcuni schematici suggerimenti che, ovviamente, sono tutt’altro che esaustivi.

Riuscire a migliorare le competenze comunicative all’interno di un team è un passo essenziale per lavorare successivamente anche su altre competenze chiave. Ad esempio, se si vuole lavorare sul miglioramento dei processi di delega o sulla leadership, più elevate sono le capacità di comunicazione efficace, maggiore sarà la possibilità di esprimere una leadership di valore o rendere effettiva una delega.

Prima di elencare una serie di possibili punti su cui lavorare, un disclaimer è d’obbligo. La comunicazione è un concetto che raccoglie un numero enorme di competenze specifiche che vanno dalla capacità di scrivere a quella di pèarlare in pubblico. Non si può pensare di eccellere in tutte le varie aree della comunicazione. Il consiglio, in questo caso, è di concentrarsi su quelle che riteniamo funzionali per il nostro lavoro.

1. Studia e pratica con costanza
   Eccellere nella comunicazione richiede una continua applicazione pratica e uno studio teorico-pratico sul campo. Osservare gli altri mentre comunicano e discutere con i colleghi delle pratiche che hanno avuto successo e quelle non andate a buon fine, possono essere ottimi esercizi per aumentare la nostra consapevolezza sul tema.
2. Parti dalla consapevolezza
   Spesso noi comunichiamo in modo automatico e continuiamo a fare gli stessi errori. Il primo passo per migliorare è essere consapevoli degli errori e delle possibili aree di miglioramento. Uno dei modi più efficaci per lavorare sulla consapevolezza consiste nel farci riprendere con una telecamera e poi superare l’imbarazzo del rivederci da una prospettiva esterna. Ne scoprirete delle belle!
3. Impara ad ascoltare
   L’ascolto è una parte fondamentale della comunicazione umana e ha bisogno di essere allenato come qualsiasi altra competenza. Non è un caso che abbiamo due orecchie e una bocca: misura quanto minuti ascolti in una interazione comunicativa e accertati che sia almeno il doppio di quanto parli.
4. Lavora in team
   Un team che funziona è un team che comunica in modo efficace. Quello stesso allenamento cui ci sottoponiamo personalmente, può essere applicato a livello di gruppo per migliorare i processi di trasferimento di informazioni all’interno di una squadra. Corsi di formazione, eventi di formazione esperienziale, sessioni di allenamento alla comunicazione e debriefing regolari possono diventare strumenti di miglioramento molto potenti.
5. Evita le triangolazioni
   Se hai responsabilità di gestione di un team, questa dovrebbe essere una delle tue attività principali. Difficilmente sono così drastico, ma in questo caso il consiglio che posso dare è di intervenire in modo deciso ogniqualvolta intravvedete una possibile triangolazione. Uno degli antidoti più efficaci, è convocare una riunione sullo specifico argomento che ha dato il via al processo e chiedere ad ognuno di dire la sua per assumersi la responsabilità di quanto si è detto. Un po’ sulla falsa riga della “Trasparenza Estrema” di Ray Dalio.
6. Divertiti
   Imparare a comunicare in maniera efficace può e deve essere divertente. Una volta che si cominciano a vedere i risultati, la soddisfazione cresce e la voglia di trovare nuove sfide porterà anche un po’ di leggerezza e divertimento al vostro lavoro. Questa è un modo molto efficace per essere costanti e trasformare la ricerca di miglioramento in una abitudine.

Photo credits: Alexander Shatov