Modificare l'ambiente per migliorare la performace.
Un quadro può migliorare la nostra prestazione?Può un quadro migliorare la nostra performance?
Dare una risposta secca a questa domanda rischia di disorientare. Tuttavia, il disorientamento può stimolare sorpresa e/o curiosità. E dato che entrambe – sorpresa e curiosità – aiutano a fissare i concetti nella memoria a lungo termine, la nostra risposta è
Naturalmente sì!
L’ambiente ci influenza più di quanto ci piaccia pensare e lo fa su diversi livelli. Essere consapevoli di questa influenza è di primaria importanza per poter realizzare le azioni pratiche più efficaci per migliorare il nostro business o i risultati del team di lavoro.
L’influenza dell’ambiente sul livello fisico
Un primo livello è quello fisico. Colori, odori, luci, temperatura e rumori sono tutti elementi che concorrono alla creazione di un ambiente percepito come più o meno piacevole. Non esiste, però, una formula magica che ci dice quale sia il mix perfetto di elementi che può aumentare la produttività. Da un lato, la percezione dell’ambiente è soggettiva, per cui un ambiente percepito come piacevole da una persona può essere meno piacevole per un’altra. Di certo dobbiamo considerare che lavorare in una stanza umida, fredda e maleodorante sia ovviamente disagevole per tutti. Meglio lavorare in un ufficio profumato con la musica di sottofondo, anche se Carlo preferisce il jazz, mentre Maria la new age.
Dall’altro lato, ci sono momenti in cui, anche all’interno dello stesso ambiente, elementi che prima erano percepiti come piacevoli (musica di sottofondo) ad un tratto possono diventare disturbanti (ad esempio durante una presentazione). Se lo vediamo dal punto di vista del team, la disposizione delle persone nello spazio durante una riunione – a platea, scrivania sì/no, intorno a un tavolo, in piedi, ecc. – può agevolare o impedire anche di molto il raggiungimento di un risultato (ingaggio, trasferimento di informazioni, ecc.)
Una curiosità: quando la temperatura dell’ufficio scende sotto i 20° C chi lavora in ufficio tende a fare il 44% degli errori in più di chi lavora a 25°C.
(“Want More Productive Workers? Adjust Your Thermostat.” Fast Company. September 17, 2012. Accessed: July 30, 2018.)
L’influenza dell’ambiente sulla disponibilità di risorse
Un altro elemento di confort e di gradimento che spesso diamo per scontato è la possibilità di contare sempre e comunque su risorse che facilitano il nostro lavoro: accesso alla rete, informazioni, sistema di archiviazione, eccetera. Siamo talmente abituati a avere delle risposte immediate da WhatsApp o da una ricerca su Google, che un blocco o un ritardo sulla rete potrebbe essere particolarmente frustrante.
Lo sapevate che il tempo medio che ogni lavoratore passa a cercare pratiche e file è di 50 minuti al giorno?
(Uncle John’s Bathroom Reader Extraordinary Book of Facts and Bizarre Information. Bathroom Reader’s Institute)
L’influenza dell’ambiente sui rapporti umani
Lavorare in un ambiente in cui c’è un elevato tasso di conflitto e con reazioni emotive incontrollate rischia di risucchiare tutte le nostre energie per far fronte alla gestione delle situazioni contingenti che turbano il flusso di lavoro. Oltre allo stress con il quale si vive la giornata lavorative c’è un’influenza negativa sulla motivazione che porta inevitabilmente a una flessione più o meno consistente nei risultati. Il conflitto, latente o espresso ma non gestito, crea situazioni di competizione e frazionamento del gruppo; le persone perdono facilmente di vista l’obiettivo comune, smettono di collaborare e lavorano per “salvarsi” o per il semplice resoconto personale. Se non gestito, questo aspetto sul lungo termine ha degli effetti devastanti sui singoli e sul team.
L’influenza dell’ambiente sulla cultura e sul contesto organizzativo
Questo è l’elemento che ha un impatto maggiore sul comportamento delle persone all’interno di qualsiasi organizzazione. Non smetterò mai di sottolineare quanto siano importanti gli aspetti culturali nell’influenzare positivamente o negativamente chi lavora all’interno di un’azienda.
Immaginate di mandare un team di nuova composizione a fare una settimana di corso per apprendere la “teoria delle 4 papere”. Dopo 7 giorni di duro lavoro i nostri manager sapranno tutto sulle 4 papere e saranno pronti a mettere in pratica tutte le disposizioni previste dalla teoria. Se al ritorno in azienda si troveranno, però, ad operare in un ambiente che adotta implicitamente la “teoria dei 2 maiali”, i nostri poveri manager non avranno scampo: dopo un certo tempo si adegueranno giocoforza alla vecchia teoria (o lasceranno l’azienda).
Non importa quante ore di formazione tecnica sono previste per i nostri collaboratori, non importa neanche quante ore di formazione sulle competenze soft andiamo a comprare per rendere i lavoratori più leader, più comunicatori, più collaborativi, più qualcosa.
Se insegniamo ai nostri collaboratori a sperimentare, ma poi li puniamo duramente per ogni errore commesso, quale sarà il risultato secondo voi?
Conclusioni
Dopo questa breve panoramica sull’influenza ambientale sulla prestazione, credo che possiamo riconsiderare la domanda nel titolo sotto una luce diversa.
Non solo. Proviamo a immaginare chi, abituato a lavorare in ufficio, a stretto e piacevole contatto con i colleghi, con il computer connesso a una rete a banda larga, improvvisamente si è ritrovato forzatamente in casa, con una connessione traballante, con i figli ben contenti di avere un genitore con cui giocare e su cui saltare invece di andare a scuola, con un tragitto casa-lavoro che va dalla camera da letto allo studio e un contesto organizzativo scomparso improvvisamente.
A prescindere dal fatto che molti dei cambiamenti dovuti all’emergenza Covid-19 e all’accelerazione del remote working possono essere positivi, la domanda che può essere utile porci potrebbe essere: quanto questo cambio radicale di ambiente sta modificando le nostre prestazioni e cosa possiamo fare per portarlo a nostro vantaggio?
