Riunioni infinite? No grazie!

L’organizzazione delle riunioni nello smart working

Lavoro agile, riunioni agili

Uno dei temi caldi, soprattutto in questo periodo, è l’organizzazione e la gestione delle riunioni. Questo strumento di lavoro, già abusato in condizioni di ufficio in presenza, oggi è diventato pervasivo, quasi quanto una pandemia.

Quando si introduce questo tema in qualsiasi sessione di formazione, l’attenzione magicamente si alza e i partecipanti non lesinano testimonianze e aneddoti drammatici o divertenti sui paradossi delle riunioni.

In particolare, sembra si stiano delineando due nuove figure professionali. 

Il Saltatore di Riunioni, quel professionista il cui lavoro consiste nel “saltare” da una riunione all’altra, in un ciclo infinito di meeting perfettamente incastrati in tutti i momenti della giornata. Questo atleta è in grado di assistere anche a 8 riunioni al giorno muovendosi con disinvoltura sui diversi campi da gioco, da Teams a Zoom.

La seconda figura è Riunionista, che annovera tra le sue competenze una grande creatività e una resistenza non comune; è capace di essere fisicamente presente per più di 4 ore ad un singolo meeting. Per fare questo, le sue funzioni vitali rallentano (riesce a non bere, non mangiare e non andare in bagno per tutta la durata della riunione), comprese quelle cerebrali. Riesce, infatti, a non pensare per buona parte del meeting, raggiungendo uno stato meditativo interiore molto profondo.

Ovviamente, per arrivare a questi livelli sono necessari un’elevata predisposizione e anni di duro allenamento. Per tutti gli altri, vediamo cosa è possibile fare per migliorare la loro misera condizione.

Prima

Il tempo investito prima di una riunione è tempo benedetto.

Vediamo quali dovrebbero essere le azioni da fare per sopravvivere al durante.

  1. Definisci un obiettivo e comunicalo
    L’obiettivo della riunione deve essere chiaro per tutti e deve essere comunicato, insieme alle altre informazioni, con un congruo anticipo, per dare modo alle persone di prepararsi.
  2. Definisci un ordine del giorno
    L’agenda della riunione dovrebbe essere fatta con i diversi punti in ordine di priorità, in modo da affrontare subito i temi più importanti o più urgenti. L’agenda deve contenere le informazioni necessarie per garantire la massima chiarezza. Se uno dei punti è relativo ad un argomento molto ampio, potrebbe essere utile aggiungere qualche informazione in più (consiglio di scrivere al massimo 10 righe).
    L’OdG deve comprendere gli obiettivi specifici o un’indicazione delle decisioni che vanno necessariamente prese.
  3. Stabilisci un orario di inizio… e di fine
    La riunione non può essere infinita. Ogni meeting dovrebbe avere un inizio e una fine, con poche e rare eccezioni. Cosa succede se non si riesce ad affrontare tutti i punti previsti? Si posticipano ad altra riunione, sia per rispetto nei confronti degli intervenuti, sia per cominciare ad allenarsi a rendere gli incontri più veloci. Questo è uno dei motivi per cui mettere i punti all’OdG in ordine di priorità. 
  4. Invita solo le persone interessate
    Non c’è bisogno di comunicare a tutta l’azienda che si farà la riunione. Di solito, maggiore è il numero dei non partecipanti in copia, più criticità è possibile riscontrare nella cultura aziendale. Vanno invitate solo le persone interessate e va definito in modo chiaro cosa ognuno di loro deve preparare o cosa ci si aspetta da loro durante il meeting. Se necessario allega file e link rilevanti da studiare/analizzare prima dell’incontro.
  5. Prepara il setting
    Sia che si tratti di una riunione virtuale, sia fisica, il luogo della riunione va preparato e testato. Nel caso di riunione digitale, verificare la connettività, le funzioni della piattaforma utilizzata, la funzionalità della webcam, ma soprattutto la qualità dell’audio. Una riunione virtuale con l’audio disturbato è come fare un massaggio con la carta vetrata.

Durante

Se si è lavorato bene nella fase preparatoria, questa seconda fase dovrebbe scorrere abbastanza fluida. Vediamo però qualche punto di attenzione.

  1. Sii puntuale
    Il proliferare di riunioni e la necessità di essere efficaci per non perdere attenzione e portare a casa un risultato impone, soprattutto in situazioni di incontri virtuali, il rispetto degli orari da parte di tutti. Soprattutto da parte dell’organizzatore. Inutile aggiungere: puntualità in entrata e in uscita.
  2. Condividi le regole di ingaggio
    Se la riunione è complessa e gli interventi sono tanti, come organizzatore è utile definire le regole comuni per facilitare il passaggio di informazioni, l’ascolto e la buona riuscita della riunione. Chiedere di silenziare i microfoni o definire dei tempi massimi di intervento sono due piccoli suggerimenti che possono cambiare radicalmente l’esito di un meeting, sia su piattaforma digitale, sia in presenza.
  3. Assegna dei ruoli
    Tra le regole del punto precedente, potrebbe essere utile assegnare dei ruoli specifici per l’organizzazione interna dell’incontro. Un moderatore che gestisca i tempi degli interventi e un verbalizzatore che si occupi di tenere traccia delle varie decisioni possono essere due figure strategiche.
  4. Ascolta
    Una delle regole base della comunicazione è l’ascolto. La qualità della comunicazione è direttamente proporzionale alla capacità di ascolto attivo. Se si lavora su piattaforme digitali, l’ascolto e il feedback diventano due elementi ancora più importanti.
  5. Riassumi le decisioni prese
    Alla fine della riunione, lascia il tempo necessario per ripercorrere i punti all’OdG per spuntare quelli affrontati e condividere le decisioni prese. Se le decisioni sono azioni da portare a termine, potrebbe essere utile indicare chi è il responsabile, qual è la scadenza e quale deve essere il risultato finale.

Dopo

Sopravvissuti alla riunione, non è ancora finita. Qualche suggerimento che potrebbe dare un senso al tempo appena investito.

  1. Condividi il verbale
    Tutte le decisioni prese e i punti affrontati devono essere portati all’attenzione dei presenti e degli interessati. In questo caso gli interessati potrebbero anche essere persone diverse da chi ha partecipato, perché interessati dalle decisioni o perché destinatari di alcune azioni. Rispetto a questo punto, l’aver designato un verbalizzatore è di immenso aiuto per non diventare uno scrivano.
  2. Sii sintetico/a
    Oltre a ringraziare gli intervenuti, le informazioni da mettere nel verbale devono essere essenziali. No e-mail chilometriche, sì punti elenco. Se c’è necessità di spiegare o aggiungere informazioni di un certo peso, le stesse si mettono dopo una descrizione sommaria a punti, oppure in allegato alla e-mail come documento.
  3. Verifica
    Se sei il/la responsabile del processo, il controllo dei risultati e delle azioni decise è parte del lavoro successivo alla riunione. Questo aspetto può essere utile soprattutto nel caso di riunioni ricorrenti, in cui il primo punto all’OdG potrebbe essere la verifica dello stato avanzamento lavori, rispetto alle decisioni o alle azioni scaturite dalle riunioni precedenti.

Conclusioni

Gli elementi esposti sono solo degli spunti di lavoro che possono essere adottati in tutto o in parte in base alle esigenze. Magari ce ne sono anche altri. Mi vengono in mente modalità di riunione fatte in posizioni scomode, in piedi o al freddo, per spingere i partecipanti a concentrarsi sull’essenziale.

Attenzione, però, che soluzioni di questo tipo non vadano a inficiare la qualità delle decisioni, con il cervello più occupato a gestire il disagio piuttosto che a lavorare sull’essenziale.

Poi, naturalmente, ci sono eccezioni ed ogni situazione ha le sue peculiarità.

Una riunione di emergenza, in alcuni casi, non può avere un orario di fine. L’obiettivo è risolvere l’urgenza.

Allo stesso modo è anche vero che se siamo coinvolti solo in riunioni di emergenza, forse dovremmo fare una bella riunione sull’emergenza… o costruire un piano strategico un po’ più articolato!

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Roberto è il responsabile dei progetti di formazione di People Group. Formatore, appassionato di neuroscienze e Guida Canyon, è sempre alla ricerca di nuovi modi per conoscere e interpretare la realtà che ci circonda. Per comunicare con l’autore: roberto@peoplegroup.it

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