Team building virtuale: come costruire un evento efficace

Indicazioni per la lettura

Faccio una doverosa premessa: sarà un articolo di premesse. Quando si parla di team building, infatti, si cammina in un campo minato dove è necessario chiarire sempre quello di cui stiamo parlando. [NdA: sono partito con tutte le buone intenzioni cercando di fare un articolo snello, ma ne è venuto fuori quasi un trattato.]

Premessa numero 1

Se non si definiscono gli obiettivi, un team building (TB) rischia di diventare una scampagnata. 

Rispetto a questo posso riesumare un vecchio articolo scritto su LinkedIn che affronta proprio questo argomento. In genere, quando mi arriva una richiesta per un evento di team building scatta ormai in automatico una domanda: “Avete un obiettivo ludico o formativo?”. In realtà, il team building dovrebbe essere uno strumento della formazione esperienziale, ma il mercato Italiano (che è fatto, o comunque pesantemente influenzato, da chi poi effettivamente acquista) la pensa in maniera un po’ differente. In base alla risposta a questa domanda, colloco immediatamente l’interlocutore in nella categoria “intrattenimento/spettacolo/divertimento” oppure in quella “formazione”. A volte, per favorire al meglio la trasparenza della transazione, gestisco la richiesta con due società differenti: People Group, che si occupa di formazione, assessment e coaching esperienziale per il mercato corporate, oppure Recovery Energy, che si occupa di esperienze ludiche in natura per privati ed organizzazioni.

Premessa numero 2

Ci si può divertire anche facendo formazione

Il fatto che si utilizzi il team building come strumento di formazione, non vuol dire che i partecipanti non si possano divertire. Anzi. Ridere, godere delle attività che si svolgono, essere coinvolti emotivamente, sono tutti elementi che favoriscono il coinvolgimento. L’apprendimento, è direttamente proporzionale alla motivazione ad apprendere, che è direttamente proporzionale al livello di attenzione, che è direttamente proporzionale al coinvolgimento.
Chiarisco ulteriormente questa premessa con un’antimetabole, una figura linguistica molto comune – a dispetto del nome – e molto efficace per esprimere alcuni concetti:

La formazione esperienziale può essere divertente, ma non tutto ciò che è divertente può essere formazione esperienziale

Premessa numero 3

Un evento di formazione va preparato meticolosamente

Così come un qualsiasi evento, anche un evento di formazione va preparato. La preparazione, in questo caso, ha obiettivi diversi. Nel caso di un evento ludico, l’obiettivo è favorirne la fruibilità e fare in modo che vada tutto liscio per il puro divertimento dei partecipanti (massimizzazione del divertimento). Nel caso di un evento di lancio prodotto, l’obiettivo può essere far conoscere un nuovo prodotto attraverso prove, esperienze e il contatto diretto con l’azienda (massimizzazione delle vendite o del livello di posizionamento).

Nel caso di un evento di formazione, l’obiettivo dovrebbe essere l’acquisizione di competenze, di nuovi pattern di comportamento o di una maggiore consapevolezza rispetto ad un tema (massimizzazione dell’apprendimento).

Sono pianeti completamente diversi, che necessitano di approcci differenti. Il divertimento, per esempio, può e deve esserci in tutti e tre, ma nel primo caso rappresenta il fine, mentre negli altri esempi diventa uno strumento volto ad ottenere un effetto specifico.

Premessa numero 4

Un evento o una sessione di formazione dovrebbe far parte di un percorso più ampio, strategicamente pianificato.

Diversamente da un’escursione, da una cena o da un concerto, dove il “qui e ora” è ciò che conta e ciò che rimane, in un evento di formazione dobbiamo essere sicuri che gli stimoli che utilizziamo, aiutino a produrre apprendimento. Vi propongo un piccolo esperimento.

1. Prendetevi 3 minuti e 40 secondi per ascoltare questo pezzo molto orecchiabile dei Morcheeba. (basta anche meno; se avete fretta sentite solo il ritornello)

2. La prossima volta che vi viene l’idea di utilizzare un team building, canticchiate a voi stessi il ritornello molto orecchiabile e ripetete a voce alta il titolo della canzone.
3. Chiedetevi quanto ci è voluto per costruire Roma e se l’evento è inserito in modo coerente all’interno di un piano di formazione che mira allo sviluppo dei vostri collaboratori o ai dipendenti dell’azienda e che si sviluppi su un arco temporale più lungo di un pomeriggio!

Qui potete trovare delle sintetiche linee guida per cominciare a navigare in questo mare.

Premessa numero 5

Organizzare sessioni di formazione? Facile. O almeno sembra.

Durante la fine degli anni ‘80, molte persone che avevano qualche soldino da parte hanno pensato bene di investirlo aprendo una palestra o un ristorante. Tanto che ci vuole?

La maggior parte di queste attività sono fallite quando i gestori si sono scontrati con l’enorme complessità del comparto economico e con le competenze specifiche che erano necessarie per fare un lavoro professionale e duraturo. Lentamente il mercato si è scrollato di dosso chi era meno competente elevando fisiologicamente il livello degli operatori, ma nel frattempo qualche danno sono riusciti a farlo.

Organizzare sessioni di formazione, con persone spesso diverse fra loro, con la necessità di arrivare ad un obiettivo che metta insieme le esigenze di diverse parti dell’organizzazione (HRD, HSE, uffici acquisti, ufficio legale, dirigenti di linea) e degli stessi partecipanti, con la necessità di misurare i miglioramenti, fornendo stimoli che si spera aiutino a favorire nuovi pattern di comportamento, adattando le sessioni in base alle reazioni dei partecipanti, non è proprio una passeggiata di salute.

Premessa numero 6

Le stesse regole valgono sia per un evento di formazione in presenza, sia per un evento virtuale.

Questa è l’ultima. Giuro. Ce ne sarebbe qualcun’altra, ma già mi sono dilungato troppo e sto finendo fuori argomento (off-topic come direbbero quelli bravi).

Team building in remoto

Lo smart working e le diverse forme di lavoro in remoto hanno giocoforza velocizzato alcuni processi e hanno creato una nuova consapevolezza: si può lavorare anche da casa. La rivoluzione è ancora in corso e non sarà una cosa semplice. Tuttavia, ciò che ci lascerà questo periodo storico è un fatto: si può lavorare anche da casa. Certo, con le dovute eccezioni: il medico in ospedale ci deve andare, così come il commesso del supermercato (non all’ospedale, ovviamente, ma al supermercato ). Mentre per molti lavori, basta una connessione e un pc. 
Ma è proprio così? Essenzialmente sì, basta non abusarne.
La tecnologia digitale ci può risolvere notevoli problemi e, allo stesso tempo, ce ne presenta altri. Gli stimoli che ci arrivano sono molti di più di quelli che possiamo gestire, il mare di informazioni in cui siamo immersi crea più confusione di prima, il livello di attenzione si è abbassato drasticamente, si intravedono nuove patologie all’orizzonte causate da troppe ore di fronte a dispositivi elettronici, il livello di stress in ambito professionale è aumentato, l’empatia dei giovani è in netto calo rispetto alle generazioni precedenti, i conflitti latenti e manifesti all’interno dei gruppi di lavoro sono in aumento, la connessione non sempre permette un livello di comunicazione accettabile. Questo solo per menzionarne alcuni e per mettere in luce che la stessa tecnologia ha le sue regole e i suoi limiti.

Veniamo finalmente ai nostri team building.
Lasciamo per il momento da parte la tipologia e gli obiettivi. 

Fino a pochi anni fa sarebbe stato impensabile immaginare un team building da consumare in remoto. Oggi è una nuova richiesta del mercato. E dove ci sono i soldi, il mercato reagisce molto velocemente. Sono fiorite molte offerte di team building virtuali, alcune molto interessanti, alcune mere trasposizioni di ciò che si faceva in presenza, ma questa volta su zoom.

Il punto principale è che il luogo e la modalità di erogazione di un team building o di una sessione di formazione esperienziale può influire in maniera pesante sul livello di coinvolgimento, attenzione, attivazione e consapevolezza dei partecipanti. Non tutte le cose che si facevano in presenza possono essere trasportate in virtuale o in remoto, due concetti simili ma non sinonimi.

L’utilità del team building in un contesto di smart working è assolutamente essenziale.
Le persone sono distanti e la comunicazione è limitata a interazioni mediate da schermi e connessioni non sempre funzionanti. La comunicazione non verbale è fortemente compromessa, se non inesistente, e le relazioni tra le persone, tra conflitti e incomprensioni, possono andare facilmente in sofferenza. Momenti specifici o interi programmi dedicati alla costruzione e al consolidamento del team diventano, per questo, vitali. Certo, farli in presenza fa tutta la differenza del mondo (no, non è la stessa cosa e neanche la tecnologia più avanzata – per ora – può sostituire la presenza fisica), ma in questo momento siamo costretti ad accontentarci. E allora vediamo cosa funziona e come ottenere il massimo da eventi digitali, o meglio, dall’erogazione degli stessi in situazioni di lavoro in remoto.

Tre ipotesi di lavoro

In questo articolo, mi concentro su tre tipologie di evento che possono essere adattati alla fruizione in remoto e che possono avere un taglio ludico e leggero (un po’ come portare al cinema tutti i dipendenti) oppure una struttura più complessa con specifici obiettivi formativi.

Drum circle o drumming

Questa è l’ipotesi più semplice e più diretta. L’utilizzo delle percussioni permette di connettersi velocemente alla parte più emotiva ed istintiva di noi stessi. La costruzione di una struttura ritmica d’insieme, in cui tutti i partecipanti realizzano qualcosa in maniera sincrona e coordinata, può diventare una metafora molto potente.Un bravo operatore, poi, può portare l’entusiasmo molto in alto. La sperimentazione può arrivare anche a costruzioni molto strutturate e divertenti (vedi video qui sotto)

Attenzione, però, senza una buona connessione e un hardware accettabile si rischia la confusione più totale.

Improvvisazione teatrale

In questo caso ci si può sbizzarrire molto. È possibile lavorare su temi specifici oppure sugli stimoli lanciati dai partecipanti. Si può lavorare a sessioni o tutti insieme in plenaria, oppure fare un mix dei due, con la preparazione di un vero e proprio spettacolo o un flash mob finale.

Ovviamente valgono le stesse raccomandazioni dell’evento precedente: la qualità della connessione, per quanto spesso non sia direttamente controllabile dall’azienda, può influire in modo rilevante sulla fruizione e quindi sul risultato dell’evento.

Escape room

Qui il digitale ci potrebbe offrire interessanti opportunità. Da sempre l’enigmistica, il problem solving, la scoperta e la scelte da fare in un tempo limitato sono potenzialmente elementi di grande coinvolgimento. Se da un lato l’essere in remoto toglie qualcosa ad un’esperienza che è bella da vivere insieme, dall’altro ci apre a nuove possibilità, alcune molto interessanti.

Stiamo studiando il fenomeno da prima del lockdown e abbiamo spesso utilizzato alcune delle metodiche di gamification molto usate nella costruzione delle escape room. Per chi non le conoscesse, ecco una sintetica spiegazione. 

Le escape room sono vere e proprie stanze a tema (horror, film o altro) in cui si viene rinchiusi per circa un’ora. Per uscire dalla stanza bisogna utilizzare gli indizi presenti e superare una serie di quesiti che portano alla eventuale apertura della porta e alla risoluzione del problema. La trama, la scenografia, il tempo limitato, la variabile difficoltà degli ostacoli proposti, i colpi di scena, sono tutti elementi che concorrono al grande coinvolgimento del gruppo. È nato come un fenomeno di puro divertimento, ma è facilmente e utilmente adattabile ad esigenze di formazione, quanto meno perché è necessario un lavoro in team per superare i diversi ostacoli.

Senza entrare troppo nel merito dei contenuti (magari potrebbero essere materia di un prossimo articolo), possiamo dire che questo strumento potrebbe essere utilizzato in maniera molto valida. Rispetto a questo tipo di evento, vi rimandiamo alla premessa numero 5, soprattutto se l’obiettivo è formativo. Gli elementi per la costruzione di qualcosa di efficace ci sono tutti, ma l’elemento forse più importante tra tutti è il come li si mette insieme.

Nel prossimo articolo vedremo gli elementi più pratici da considerare per la riuscita dell’evento. Partiremo dall’analisi di un evento in tsile escape room in una situazione di formazione o di assessment, cioè dalle situazioni più strutturate e complesse.

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Photo Credit: Chris Montgomery